Poniżej znajdą Państwo informację opisującą szczegółowo zasady składania wniosków o uzyskanie dofinansowania współrealizacji z Ambasadą RP w Brukseli przedsięwzięć polonijnych realizowanych w 2026 r. z funduszy Departamentu Współpracy z Polonią i Polakami za Granicą MSZ.

Przed wystąpieniem do placówki z ofertą współpracy projektowej uprzejmie prosimy o uważną lekturę zamieszczonego niżej materiału. Pomoże to Państwu w przygotowaniu propozycji działań, a nam w ich odpowiednim opracowaniu.

Termin nadsyłania wniosków upływa wraz z końcem dnia 22 października 2025 r.

Wnioski nadesłane po terminie nie będą rozpatrywane.

Przedsięwzięcie należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, najpóźniej do 30 listopada 2026 roku.

Wnioski należy przesyłać wyłącznie w wersji elektronicznej na adres: bruxelles.rsvp@msz.gov.pl  

Zgodnie z założeniami „Rządowej strategii współpracy z Polonią i Polakami za granicą na lata 2025-2030” za priorytetowe uważane będą przedsięwzięcia mające na celu: nauczanie języka polskiego (w tym jako obcego), polityka powrotowa, edukacja obywatelska, finansowanie działalności polonijnej, działania na rzecz podtrzymania tożsamości i więzi z krajem oraz zachowanie dziedzictwa kulturowego, wsparcie społeczno-humanitarne a także aktywizowanie Polonii i Polaków za granicą do udziału w wyjazdach turystycznych do Polski.

Tryb składania wniosków

Wnioski muszą być przesłane do Ambasady w formacie Excel, z podaniem pełnych danych wnioskującej organizacji. Wzór wniosku znajdą Państwo w załączeniu.

Do wniosku należy załączyć skan Oświadczenia ws. unikania podwójnego finansowania przedsięwzięcia.

Oryginał tego dokumentu należy wysłać pocztą z dopiskiem „Oświadczenie do projektu polonijnego” na adres: Wydział Konsularny Ambasady RP w Brukseli, Rue des Francs 28, 1040 Etterbeek.

Oferty niekompletne, zawierające istotne braki, błędy lub przesłane na innym niż na załączonym formularzu nie będą mogły zostać rozpatrzone. Natomiast - w wypadku niewielkich uchybień - zostaną zwrócone z prośbą o uzupełnienia.

Wnioski bez załączonego Oświadczenia ws. unikania podwójnego finansowania nie będą rozpatrywane.

Ocena wstępna wniosków

Placówka dokonuje wstępnej oceny nadesłanych ofert projektowych pod kątem spełniania wymogów formalnych oraz ich zgodności z celami polskiej polityki wobec Polonii, zapisanymi w "Rządowym Programie współpracy z Polonią i Polakami Za Granicą”, a także zgodności z priorytetami placówki przyjętymi na dany rok kalendarzowy oraz zgodności z kalendarzem zaplanowanych w placówce wydarzeń.

Następnie przedsięwzięcia zgłaszane są (w ramach przyznanego placówce budżetu na współpracę z Polonią), jako wnioski placówki do dofinansowania z funduszy polonijnych. Ostatecznej akceptacji przedsięwzięć dokonuje Ministerstwo Spraw Zagranicznych.

Placówka nie otrzymuje z MSZ informacji o powodach odrzucenia wniosków.

Akceptacja wniosków

Po otrzymaniu przez placówkę informacji z MSZ o przyznaniu lub odrzuceniu wniosku o dofinansowanie danego przedsięwzięcia, poinformujemy Państwa drogą mailową. Decyzji spodziewać się należy pod koniec stycznia 2026 r.

W wypadku przyznania dofinansowania, placówka przygotowuje porozumienie o współpracy, zawierane w formie Umowy.

Przypominamy również, iż zgodnie z ustawą o finansach publicznych nie istnieje możliwość prefinansowania (zaliczkowania) projektów.

 

Wydatkowanie i rozliczenie przedsięwzięcia

Wydatkowanie przyznanych przez MSZ środków następuje zgodnie z zawartą umową oraz na podstawie odpowiednich dokumentów finansowych wystawionych na adres Ambasady RP w Brukseli.

Rozliczenie projektu następuje na podstawie Raportu z realizacji projektu.

Przedsięwzięcie należy zaplanować w sposób umożliwiający jego pełną realizację oraz rozliczenie finansowe w przeciągu danego roku kalendarzowego, najpóźniej do 30 listopada 2026 r.

Zwracamy uwagę na konieczność skrupulatnego zaplanowania przedsięwzięcia przed zgłoszeniem go w formie oferty projektowej do placówki oraz starannego opracowania kosztorysu. Wszelkie zmiany w pozycjach kosztorysu, harmonogramie czy sposobie realizacji zaakceptowanego projektu powinny zostać zgłoszone do placówki jeszcze przed jego rozpoczęciem; łączy się to bowiem z uzyskaniem przez placówkę zgody na zmiany w przedsięwzięciu od MSZ (nie jest to możliwe decyzją własną placówki).

Przypominamy, że to na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek skrupulatnego zaplanowania przedsięwzięcia, przedstawienia w zgłoszeniu realnych, racjonalnych kosztów, a następnie prawidłowego ich rozliczenia.

Kontakt

W przypadku jakichkolwiek pytań lub wątpliwości zachęcamy do kontaktu z Wydziałem Konsularnym pod adresem: bruxelles.rsvp@msz.gov.pl