Konkurs stanowi nową odsłonę istniejącego od roku 2017 Konkursu Historycznego Ministra. Do konkursu mogą zostać zgłoszone publikacje, które zostały wydane w roku 2023 i 2024. Książki można zgłaszać do 31 sierpnia 2025 r.

Do konkursu można zgłaszać wyłącznie publikacje książkowe (zarówno monografie naukowe, jak i publikacje popularno-naukowe i edycje źródeł), których liczba autorów nie przekracza trzech. Dla laureatów przewidziano nagrodę pieniężną w wysokości 10 000 EUR za zajęcie I miejsca, 5 000 EUR za zajęcie II miejsca, 2500 EUR za zajęcie III miejsca.

Prace na konkurs należy zgłaszać w postaci plików elektronicznych w formacie pdf lub jako e-book w formatach powszechnie dostępnych na rynku. Możliwe jest również przesłanie 6 egzemplarzy publikacji (decyduje data stempla pocztowego), jednak forma elektroniczna jest preferowana. Do publikacji dołączyć można publikowane recenzje, opinie i recenzje wydawnicze.

Zgodnie z regulaminem konkursu publikacje mogą być napisane w dowolnym języku. Mile widziane będzie przekazanie angielskiego tłumaczenia publikacji, jeśli takowe istnieje. Do zgłoszenia dołącza się pisemną zgodę autora lub autorów na udział w konkursie oraz ich dane kontaktowe wraz z podpisanym formularzem zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Wszystkie wymogi formalne i merytoryczne są zawarte w regulaminie konkursu, którego szczegółowe zasady określa Zarządzenie nr 9 Ministra Spraw Zagranicznych z dnia 24 marca 2025 r. w sprawie Konkursu Ministra Spraw Zagranicznych na Najlepszą Książkę Historyczną wraz z załącznikami (Dz. Urz. Min. Spraw Zagr. z 2025 poz. 11). Książki w formie elektronicznej należy kierować na adres: ddk.sekretariat@msz.gov.pl  z podaniem w tytule nazwy „Konkurs Ministra SZ na Najlepszą Książkę Historyczną 2025”.