Wymiar etatu: 100% (pełny etat)

Wymiar czasu pracy: 40 godzin tygodniowo

 

Zakres obowiązków na stanowisku referenta ds. obsługi sekretariatu:

• Prowadzenie terminarza spotkań kierownika placówki.
• Wykonywanie połączeń telefonicznych kierownika placówki.
• Organizacja i obsługa narad oraz wizyt, zapewnienie małej recepcji.
• Obsługa instytucjonalnej skrzynki poczty elektronicznej sekretariatu.
• Drukowanie oraz wysyłanie zaproszeń.
• Aktualizacja danych teleadresowych.
• Przepisywanie tekstów, sporządzanie fotokopii dokumentów, itp.
• Przedkładanie korespondencji do podpisu kierownika placówki.
• odbieranie, rejestrowanie, przekazywanie według właściwości oraz przechowywanie dokumentów oraz korespondencji jawnej (zarówno w formie tradycyjnej, jak i elektronicznej),
• przyjmowanie, przygotowywanie do wysyłki, rejestrowanie i wysyłanie korespondencji wychodzącej jawnej.

Wymagania

• obywatelstwo polskie,
• niekaralność,
• biegła znajomość języków polskiego, niemieckiego oraz angielskiego (co najmniej na poziomie C1), mile widziana znajomość języka francuskiego,
• biegła obsługa komputera (MS Office, MS Outlook, MS Word i MS Excel oraz Internetu),
• doświadczenie w pracy biurowej (pożądane doświadczenie w obsłudze sekretariatu),
• umiejętność prowadzenia korespondencji biurowej (urzędowej) w języku polskim, niemieckim i angielskim,
• wykształcenie średnie lub wyższe,
• rzetelność, terminowość,
• wysoka kultura osobista, dbałość o wizerunek własny – stosowanie się do zasad dress code urzędu,
• komunikatywność, umiejętność pracy w zespole,
• uregulowany status imigracyjny,
   

Wymagane dokumenty

• CV oraz list motywacyjny sporządzone w języku polskim,
• kopie dokumentów potwierdzających wykształcenie,
• pożądane referencje, świadectwa pracy od poprzednich pracodawców 

 

Prosimy o przesyłanie zgłoszeń pod adres: katarzyna.bartoszewska@msz.gov.pl do dnia 31 marca 2025 r.